Alors que la plupart des entreprises doivent renouveler leurs assurances au 1 er janvier, le temps est venu d’analyser les risques propres à son groupe, et de revoir ses contrats d’assurance. Traditionnellement, le début du mois de janvier correspond à la période fatidique pour renouveler ses contrats d’assurance, ou le cas échéant, pour avoir l’occasion d’en changer. Mais les délais de préavis de deux ou trois mois imposent aux entreprises qui souhaiteraient les renégocier de se pencher dès à présent sur la question. Quelques clés pour bien anticiper.

Avoir une vraie réflexion sur ses besoins

Les leviers de négociation et les besoins en matière d’assurance ne sont pas les mêmes d’une entreprise à l’autre. « La première étape pour bien s’assurer consiste à bien identifier ses risques propres. Les PME ont souvent une réflexion insuffisante sur le sujet. Pourtant, c’est la clé pour établir une relation de confiance avec l’assureur », souligne Benoît de Fontenay, associé et expert assurances au sein du cabinet de conseil Euklead.

Être conscient des sinistres qui peuvent avoir lieu dans le cadre de son activité, pour les décrire précisément à l’assureur, peut contribuer à le rassurer et donne une marge de manœuvre plus importante lors de la négociation des primes. Le directeur financier peut également déterminer, en fonction de la santé financière du groupe, si certains « petits » sinistres peuvent se passer d’assurance, et être pris en charge par l’entreprise.

Tenir compte des évolutions de son activité

L’activité d’une entreprise évolue très rapidement, ce qui implique un besoin permanent d’adaptation des contrats aux nouveaux risques qui peuvent se présenter. Néanmoins, rares sont les entreprises qui modifient leurs assurances pour tenir compte de leur développement. Or, « en cas de sinistre lié à une nouvelle activité, non définie dans le contrat, l’assurance pourra refuser de le prendre en charge. Cela arrive souvent, et l’entreprise peut se retrouver à devoir assumer des coûts très élevés », prévient Benoît de Fontenay. La solution : revoir les dispositions prévues dans ses contrats très régulièrement, avec le directeur financier, et le « risk manager », si celui-ci existe.

Prendre des mesures de prévention… et communiquer

L’assureur se fonde sur des statistiques de « sinistralité » pour établir les primes de risques de ses assurés. L’entreprise doit donc faire analyser, avant toute négociation, les sinistres qu’elle a subis, pour mieux les comprendre.

Vient ensuite le moment de la prévention. Pour montrer à l’assureur que l’on est conscient de ses risques spécifiques, mieux vaut prendre des mesures adaptées pour les corriger. Exemple : un groupe pourra mettre en place des programmes de formation à la conduite, dans le but de faire baisser les primes de son assurance automobile.

Il s’agit ensuite de bien communiquer sur ces mesures auprès de son courtier, pour qu’elles soient prises en compte lors des négociations des polices d’assurance. « L’entreprise doit montrer en quoi elle se distingue, et comment elle a su instaurer des mesures de préventions efficaces. Il serait dommage qu’une entreprise qui tente de corriger son risque se voit attribuer des primes qui ne reflète pas cela, simplement parce qu’elle n’a pas su bien communiquer à ce sujet », explique Benoît de Fontenay. Ces pratiques de réflexion, d’audit du risque, et de communication auprès de l’assureur permettent de donner des axes de négociation au courtier, comme autant de leviers pour diminuer les primes et aménager les dispositions du contrat.

L’exemple de Nactis

PME spécialisée dans l’élaboration d’arômes et de colorants, Nactis s’est lancée, dès le début des années 2000, dans une campagne d’acquisitions pour diversifier ses activités. Problème : les risques auxquels elle était exposée sont devenus plus disparates, certaines activités étant plus dangereuses que d’autres (certains sites ont recours à des manipulations importantes d’alcool ou de molécules). Or, les différents contrats d’assurance n’avaient pas été revus au fur et à mesure de ces acquisitions, et n’étaient plus adaptés aux risques nouveaux.

Un travail de remise à plat a donc été mené par le directeur financier, Alain Contet, pour doter le groupe de deux grands types d’assurances : multirisques-incendie et responsabilité civile. Pour ce faire, une expertise des locaux a d’abord été menée par un tiers, qui a analysé les stocks, le matériel, et regardé comment les locaux étaient construits. « C’est une démarche intéressante pour l’assureur car il bénéficie de l’expertise d’un tiers qui fixe le risque en valeur. Il a donc pu savoir très précisément ce qu’il devait assurer », explique Alain Contet. Un audit du risque incendie a également été réalisé, facilitant les négociations avec l’assureur, grâce aux précisions fournies et aux mesures prises pour le minimiser. A titre d’exemple, une ronde hebdomadaire pour vérifier l’état des locaux et la faiblesse du risque incendie a été mise en place.

En fournissant des colorants et des arômes à des clients qui les utilisent dans leurs produits finis, Nactis engage sa responsabilité civile car, si ses produits sont défaillants, ils peuvent causer de sérieux dégâts à la production de ses clients. Avant de souscrire une nouvelle assurance responsabilité civile, un contrôle qualitatif plus rigoureux a donc été mis en place en interne, permettant un meilleur suivi des produits de Nactis en amont. En parallèle, le groupe a aussi réalisé une présentation de ses statistiques de « sinistralité » au courtier, montrant la réduction continue du nombre de sinistres au cours des six dernières années. « Nous sommes allés négocier le contrat en mettant en avant toutes les mesures que nous avions prises et tous nos bons résultats. Nous avons « fait briller l’argenterie », en dégageant nos points forts et nos bonnes initiatives », conclut Alain Contet.

Mission menée avec le cabinet EUKLEAD

Article paru dans Les Echos Business  :  Trois conseils pour bien s’assurer | Les Echos